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Reisekostenabrechnung Rechner

Verpflegung

Fahrt

Übernachtung

Erstattungsfähig gesamt276,00 €
Verpflegungsmehraufwand56,00 €
Kilometerpauschale180,00 €
Übernachtungspauschale40,00 €

Pauschalen statt Einzelbelege

Bei Dienstreisen kann der Arbeitnehmer pauschale Beträge ohne Einzelnachweis ansetzen. Grundlage sind § 9 Abs. 4a EStG (Verpflegung) und § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG (Fahrtkosten).

Höhere tatsächliche Kosten (z. B. Hotelrechnung) sind alternativ mit Beleg abrechenbar – beim Verpflegungsmehraufwand gelten ausschließlich die Pauschalen.

Eingaben

  1. Anzahl voller Reisetage (≥ 24 h Abwesenheit) eintragen.
  2. Anzahl An- und Abreisetage sowie Tage > 8 h ohne Übernachtung.
  3. Gefahrene Kilometer und Fahrzeugart (Pkw/Motorrad) eingeben.
  4. Anzahl Übernachtungen für Pauschale (wenn keine Belege).

Berechnungssätze 2026 (Inland)

VMA = 28 €/Tag (≥ 24 h) bzw. 14 €/Tag (> 8 h, An-/Abreise) · km-Pauschale Pkw = 0,30 €/km · Übernachtung pauschal = 20 €/Nacht

Mitnahmepauschale Pkw: 0,02 €/km je Mitfahrer. Motorrad/Roller: 0,20 €/km. Auslandssätze siehe jährliches BMF-Schreiben.

Beispiel aus dem Alltag

Dreitägige Messereise: 1 voller Tag (28 €) + 2 An-/Abreisetage (2 × 14 €) = 56 € VMA. 600 km Pkw × 0,30 € = 180 €. 2 Übernachtungen pauschal × 20 € = 40 €. Summe 276 €.

Hinweise

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Tagessätze des BMF, die jährlich aktualisiert werden – bitte direkt im BMF-Schreiben nachschlagen.

Bei vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten ist die VMA zu kürzen: 20 % Frühstück, je 40 % Mittag-/Abendessen.

Hinweis: Diese Berechnung ist eine unverbindliche Schätzung. Sie ersetzt weder eine individuelle Steuerberatung noch einen rechtsverbindlichen Steuerbescheid des Finanzamts.

FAQ: Häufige Fragen

Welche Tage zählen als An-/Abreisetag?+

Tage mit Übernachtung außerhalb der Wohnung – unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Es wird der reduzierte Satz 14 € angesetzt.

Wann Pauschale statt Beleg-Übernachtung?+

Wenn der Arbeitnehmer die Kosten selbst trägt und keinen Beleg vorlegt. Übernachtungs-Pauschale 20 €/Nacht ist nur als Werbungskostenabzug zulässig, nicht steuerfreie Arbeitgeber-Erstattung.

Sind 0,30 € km-Pauschale realistisch?+

Sie deckt die anteiligen Kfz-Kosten. Tatsächliche Aufwendungen können alternativ über die individuelle km-Kosten-Methode angesetzt werden (Belegnachweis).

Quellen

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